Taula de continguts:
- Definició: què significa el sistema de gestió de documents electrònics (EDMS)?
- Techopedia explica el sistema de gestió de documents electrònics (EDMS)
Definició: què significa el sistema de gestió de documents electrònics (EDMS)?
Un sistema de gestió de documents electrònics (EDMS) és un sistema de programari per organitzar i emmagatzemar diferents tipus de documents. Aquest tipus de sistema és un tipus de sistema de gestió de documents més particular, un tipus de sistema d'emmagatzematge més general que ajuda als usuaris a organitzar i emmagatzemar documents de paper o digitals. EDMS es refereix més específicament a un sistema de programari que gestiona documents digitals més que documents en paper, tot i que en alguns casos, aquests sistemes també poden manejar versions digitalitzades de documents originals en paper.
Una gestió de documents electrònica proporciona una forma d’emmagatzemar de forma centralitzada un gran volum de documents digitals. Molts d'aquests sistemes també inclouen funcions per a la recuperació eficient de documents.
Techopedia explica el sistema de gestió de documents electrònics (EDMS)
Alguns experts assenyalen que el sistema de gestió de documents electrònics té molt en comú amb un sistema de gestió de continguts (CMS). Una diferència important, però, és que la majoria dels sistemes CMS consisteixen en manejar una varietat de contingut web des d’un lloc central, mentre que un sistema de gestió de documents s’utilitza principalment per arxivar.
Per tal de proporcionar una bona classificació per a documents digitals, molts sistemes de gestió de documents electrònics es basen en un procés detallat per a l'emmagatzematge de documents, inclosos certs elements anomenats metadades. Les metadades al voltant d’un document proporcionaran un accés fàcil als detalls clau que ajudaran aquells que busquen arxius a trobar el que necessiten, ja sigui per cronologia, tema, paraules clau o altres estratègies associatives. En molts casos, la documentació específica dels protocols d'emmagatzematge original és una part important del que fa que un sistema de gestió de documents electrònics sigui tan valuós per a una empresa o organització.
