Taula de continguts:
- Definició: què significa el sistema de gestió de registres (RMS)?
- Techopedia explica el sistema de gestió de registres (RMS)
Definició: què significa el sistema de gestió de registres (RMS)?
El sistema de gestió de registres (RMS) és la gestió de registres d'una organització al llarg del cicle de vida.
Les activitats d’aquesta gestió inclouen el control sistemàtic i eficient de la creació, el manteniment i la destrucció dels registres juntament amb les transaccions comercials associades a aquests. Es considera un component clau de l’eficiència operativa, la gestió de registres aporta més valor als actius d’informació de l’organització.
Techopedia explica el sistema de gestió de registres (RMS)
En una part de les activitats més àmplies de la companyia, la gestió de registres està associada a polítiques de governança, risc i compliment.
Les activitats relacionades amb la gestió de registres són:
- Identificació de la informació que cal capturar.
- Planificació de la informació per a l'organització.
- Aplicació de polítiques i pràctiques en matèria de creació, manteniment, eliminació de registres
- Creació d’un pla d’emmagatzematge de registres.
- Classificació, identificació i emmagatzematge dels registres.
- Coordinació de proporcionar accés intern i extern als registres tenint en compte la privadesa de dades i la confidencialitat empresarial i de dades.
Els avantatges de la gestió de registres són:
- Eliminació de dades redundants.
- Augment de la productivitat i la rendició de comptes a l’organització.
- Reducció de la investigació per obtenir informació adequada. Els recursos s’estalvien de la investigació que es fa amb temps per a la recuperació de dades.
- Emmagatzematge de registres rendible a causa de l'absència de registres redundants. Es redueixen els costos de funcionament.
- La creació de registres es regeixen per normes i regulacions presents a l'organització. Així, s’assegura el compliment normatiu.
- La gestió de registres ajuda en el control de la creació i el creixement de registres.
- La gestió de registres permet l'adopció de noves tecnologies per a la conservació de registres.
- Es minimitzen els riscos de litigi mitjançant la gestió de registres.
- La informació vital es pot protegir bé i protegir-la mitjançant la gestió de registres.
- Al proporcionar un accés més fàcil i fàcil als registres rellevants, ajuda a un millor govern i la presa de decisions corporatives.
