Què és la retenció de correu electrònic? - Definició de tecnologia

Definició: què significa la retenció de correu electrònic?

La retenció de correu electrònic és la retenció de registres de missatgeria instantània i correu electrònic en una organització basada en les polítiques de l'organització interessada. La política de retenció de correu electrònic es realitza complint les polítiques industrials, governamentals o empresarials. La retenció de correu electrònic i les polítiques sobre el mateix són necessàries en una organització per a preocupacions legals, regulacions i gestió de coneixements.

Techopedia explica la retenció de correu electrònic

La retenció de correu electrònic és diferent de l’arxivatge de correu electrònic. Mentre que l’arxivat permet als usuaris empresarials retenir missatges de correu electrònic i instantanis durant un període de temps indefinit, la retenció de correu electrònic determina la quantitat de temps que s’ha de conservar un registre de missatges de correu electrònic o de missatges instantanis abans d’eliminar-lo automàticament. Una retenció de correu electrònic més llarga augmenta el risc de seguretat que un usuari no autoritzat tingui accés a secrets d'organització o a materials confidencials. La retenció de correu electrònic més curta ajudaria a eliminar aquests problemes i és més fàcil i menys costosa d’implementar. Tot i això, costaria per als executius i els empleats de llarga durada, que podrien necessitar registres de correu electrònic i missatges antics per recordar o avaluar les decisions organitzatives o departamentals passades. Per tant, és important tenir una política de retenció de correu electrònic que sigui uniforme i coherent per a l'organització i que ofereixi el millor termini de retenció. La millor pràctica és establir les polítiques de retenció de correu electrònic i els criteris de supressió basats en la categoria del contingut de correu electrònic, juntament amb la flexibilitat per adaptar-se als contenciosos de manera puntual i rendible.

Les polítiques de retenció de correu electrònic ajuden a una organització de moltes maneres. En primer lloc, assegura que es compleix tot el compliment normatiu i redueix el cost d’incompliment i risc de sancions. En segon lloc, millora el rendiment de les TI sense augmentar els costos. En tercer lloc, ajuda en la gestió del coneixement proporcionant informació als usuaris per augmentar la innovació empresarial, la millora i la productivitat.